Admin2 septiembre 9, 2017 No hay comentarios

En una empresa que se dedica a distribuir productos perecederos y no perecederos es muy importante el estudiar el stock y su rentabilidad. Esto ayuda a determinar cuál o cuáles productos son los que contribuyen en mayor medida a la rentabilidad de la empresa, ayuda a definir estrategias adecuadas de precios y de fidelización a clientes mediante promociones y combos de productos permitiendo apuntalar las ventas y, por otro lado, ayuda a optimizar la gestión de compras, almacenes y logística con su consecuente reducción de costos y gastos y optimización de la inversión porque se invertirá en productos que son demandados por el mercado.

Análisis de caso: 

En Consultora Conecta nos tocó estudiar el caso de una empresa distribuidora de productos perecederos y no perecederos y venta al por menor en mini-mercado. La primera dificultad que tuvimos fue que en un principio se trabajaba casi todo  de manera manual, llevando las cuentas en un Excel. Esto trajo complicaciones administrativas y en la gestión por falta de información útil (no era oportuna ni confiable). Por supuesto, esto impactaba en las finanzas de la compañía ya que no se sabía cuáles productos eran los más rentables y cuáles daban pérdida. Incluso no se sabía en forma certera cuál era el período medio de pago y de cobro a clientes. Otro problema que vimos es la falta de organización de sus empleados y esto impactaba directamente en la gestión de las ventas y cobranzas.

Cuando comenzamos a meternos en el negocio y números de la compañía pudimos apreciar que el 5% de sus productos daban el 50% del ingreso por venta y alrededor de 1/3 de los productos daban el 90% de los ingresos. Los otros 2/3 solo aportan el 10% de las ventas pero contribuían en gran medida a los costos y gastos de la compañía (costo de almacenes, compras, logísticos, mantenimiento, administración, esfuerzos de venta).

Luego se hizo una clasificación en función a importes de facturación semanal. En este punto se determinó que el 50% de la facturación era por montos relativamente pequeños que solo dejaban el 14% del ingreso por venta. Pero contribuían en mayor medida a los costos y gastos porque necesitan de un costo administrativo y operativo grande ya que cada factura demandó un teléfono/contacto con el cliente, un proceso de carga al sistema, un alistamiento de la mercadería, una entrega, y luego un seguimiento de cobranza.

También surgió que el plazo medio de cobranza era de 20 días contra los 9 de pago. Se determinó punto de equilibrio para la distribuidora y para el mini-mercado.

Con toda esta información se establecieron objetivos de venta, cobranza, estrategias comerciales, política de compra y precios, política de financiación, política logística, incentivos para el personal en función a los objetivos definidos y política de incentivo a clientes para que compren por mayor cantidad.

Resultado final, mayor rentabilidad y mayor dinero en la compañía.

Tips o puntos clave:

  • Es importante el definir las necesidades y objetivos por orden de prioridades
  • Involucrar al máximo al capital humano de la compañía (compas, almacenes, logística, venta, administración). Definir roles, funciones y responsabilidades. De común acuerdo establecer metodologías de trabajo o procesos. Se recomienda comunicar al personal por escrito y explicar en persona
  • Armar un listado de productos que esté en consonancia con la descripción usada por los proveedores con el fin de facilitar la compra y actualización de precios
  • Implementar tecnología que permita automatizar el proceso de producción de la información. En este punto los sistemas de gestión (ERP) junto con las lectoras de código de barra son muy importantes. En cuanto a códigos es importante definir un criterio de codificación. En el caso estudiado utilizamos los mismos códigos de barra que venían pre-impresos en los paquetes de los productos. Hay que tener cuidado ya que los códigos suelen venir por productos en bulto y, para el mismo, se asigna otro código por venta unitaria.
  • Luego de los puntos anteriores se tiene que proceder a realizar el inventario físico del stock y cargar en plantilla lista para ser importada por el sistema junto con las descripciones de los productos, sus códigos de barra (las lectoras ayudan mucho) y precios de compra y venta (recordar que para un responsable inscripto ante el IVA este impuesto no forma parte del costo)
  • Luego de esto se tiene que importar la información al sistema de gestión
  • Se tiene que capacitar a todo el personal sobre el uso del sistema y sobre las nuevas metodologías de trabajo. Es importante que se tengan bien definidas las funciones y responsabilidades de cada persona con el fin de asignar correctamente los roles dentro del sistema.
  • A medida que se comienza a trabajar y a usar el sistema es muy probable que surjan cuestiones que impliquen modificar metodologías de trabajo y/o ajustar el sistema de gestión
  • Luego de la primera implementación, la empresa ya tendrá información útil para poder tomar decisiones en forma objetiva. La misma no será perfecta pero será útil para gestionar objetivamente la empresa. Con el tiempo se irá logrando la mayor calidad de la información.

Conclusión: De esto surge que uno de los activos más importantes de cualquier empresa es la información.  En este punto el Director Financiero (CFO) juega un rol muy importante. Por ello desde Consultora Conecta (www.consultoraconecta.comle permitimos a las PyMes tener soluciones que les ayuda a aumentar su rentabilidad y a ganar más dinero, a un costo acorde para las pequeñas y medianas compañías.

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